仕事のミス

仕事でメモをとると「忘れない」「ミスが減る」【経験から行き着いた】

仕事でメモをとると「忘れない」「ミスが減る」っていうけど、メモしても、見返すと意味不明だったり、そのメモを無くしちゃうこともあるんだよなあ…新しい職場に配属されたばかりだから、教わった内容を、1度聞いただけで、忘れないようにメモしないと。

こんにちは、仕事のミスが多くて、さまざまな仕事術の本を読んでいた、ぷり子@puriko_adhdです。

この記事では、なんとかミスしないように、必死に試行錯誤して、自分なりの掴んだメモのとり方をお伝えします。

本記事の内容

  • メモの意味
  • メモは取った後がすべて
  • メモの種類3つ
  • 復習しない人が、復習するようになるには
  • 書くことの方が覚えている

 

仕事でメモする意味

メモは記憶のフック

慌ただしい仕事場で、メモする時間なんてないよ

メモのコツさえ掴んでいれば、メモを取ることは、一瞬です。なぜならば、メモは記憶のフックでしかないのです

例えば、自分の「テキトーすぎるメモ」を見て、他の人は理解できないけれど、自分はなんのことかわかる、という経験はありませんか?

この現象は、記憶のフックとして「メモ」が機能していることを、表しています。

メモ = 記憶のフック

 

メモは取った後がすべて

メモは、メモしたあとがすべてといってもいいくらい、あと処理が重要です。

その時に気をつけるポイントは「メモは、間を開けずに、何度も、見返す」です。

メモは、「間を開けずに、何度も、見返す

間を開けずにメモを見返す

慌ててとったメモだと、字は汚いし、繋がりがわからなくて、見返しても意味不明なことが多い…

その原因は、見返すまでに「時間を置きすぎ」だからです

他の人が見れば、意味不明な内容のメモでも、間を開けずに見返すと、自分の書いた前後の気持ちが思い出されて、「どういう意図を持って、書いたものか」を思い出せることが、あります。

先生が「淡々と」授業で教えた内容は、テストで思い出さないけれど、先生の笑い話や失敗談など、感情が絡んでいることは、テストで思い出す、なんてことはありませんでしたか?

肝心の答えは思い出せなくて、先生の語った、どうでもいいハナシしか思い出せない場合とかよくあったな・・

「キーワード」と「動いた感情」を合わせて、メモしておくことを、心がけてみましょう。

心がけるといっても、そんなに神経質になることは必要ないです。

意識しておくだけでOK。付箋にキーワードを書いていくうちに、「どういう言葉なら、思い出しやすいのか」など、キーワードと感情の絡め方がだんだん、わかってきます。

雑なメモでも、見返すまでに置いた時間が短いほど、記憶の定着が良いことを観察してみましょう

 

仕事でミスらない「メモ」とは

メモの種類は3つ

ADHDの方に、オススメのメモは以下の3つです。

  • 付箋アプリ
  • 「正方形の付箋」と「ノート」
  • エヴァノートのクリッパー

 

✓付箋アプリ

パソコンのデスクトップに、いつも表示されている「付箋アプリ」が、入っている人は、それを使うと便利です。

  1. 覚えておくことを、付箋アプリに、メモする
  2. 終業間際のシャットダウンする直前に、見返す
  3. 翌朝、PCの立ち上げと同時に見る

というように、自動的に復習のサイクルが出来上がります。

じゃあ、付箋アプリがない人は、紙の付箋でもいいの?

はい。ただ、そのときに忘れないでほしいのが復習です

書いたメモを見返すことを何回かしないと、メモの意味をなさない。

✓「正方形の付箋」と「ノート」

  1. とりあえず、付箋にメモする
  2. たまったら、重ならないように、ノートに貼る
  3. 家に帰って復習する

このときのポイントは、もったいないと思わないことです

次々と使うって、すごくもったいない気がする

でも、「この次々と使うこと」に意味があります

付箋ごとに、キーワードを分けられる = 整理される

ノートに貼ってみたけど、折れちゃうのが気になる・・剥がれ落ちて、カバンの中で、くしゃくしゃになってて「ゴミ」かと思った・・・

そんな人に、あると助かるのが、クリアファイル!

  1. A4の紙に、付箋を貼る
  2. いっぱいになったら、クリアファイルに入れる。

クリアファイルなら、折れたりしないから、はがれて、かばんのなかに、ごみ扱いしなくて済みます。

ゴミっぽくなると、せっかくの「記憶のフック代わり」の大切なメモの重要性が下がって、見返すモチベーションも下がるので、気をつけましょう。

家に帰ってまで、クリアファイルを、見返す気力が出ない・・・

そういうときは、翌朝、始業前の1分だけでも、パラパラと見返すだけでも、違ってきます。見返してみて、整理したくなったり、整理する時間があれば、取り掛かってみましょう。

ファイルに整理とか、ぶっちゃけ、めんどくさいよ

めんどくさい」シーンで踏みとどまると、ミスが減り、仕事のスピードもアップすることを知っていますか?

以下の記事にまとめてあるので、気になる方は読んでみてください。

仕事が遅いひとがミスしないで早くなる
ADHDは仕事が遅い?ミスしないで、急激に早くなる方法 こんにちは、26歳で不注意型の発達障害(ADHD)と診断されたぷり子@puriko_adhdです。仕事が遅くて、上司にしょっちゅ...

✓「Evernote」と「Webクリッパー」

最後に紹介するのは、一番便利で、楽なメモの取り方「Evernote」と「Webクリッパー」

になります。

Evernoteってよく聞くけど、何なの?

Evernoteは、自分だけの無限のノートが作れるんです。ネットに繋がれば、どこからでも、ノートにアクセスできます。

紙のノートとどこが違うの?

紙のノートは、書く順番を意識したり、ルーズリーフだったら、項目別に整理しますよね?その一連の整理作業を「検索」でまとめてできるのです

じゃあ、整理しなくてもいいんだ!付箋より便利じゃん!

便利すぎるところに、注意してほしいことがあります

  • 「整理しなくて済む」ので、意識しないと、復習しなくなる
  • 簡単にメモできる分、復習する量が多くなって、読まなくなる

整理しなくて済むことで、復習のタイミングが消えることや、簡単にクリップしちゃうので、自分のメモに対する記憶定着も低く、量も膨大になりがちなので、ほとんど見返さないようになってしまうんです。

なのでインターネットから情報を集めることが多く、一度調べたのに、どこのページだったか、忘れて困った経験が多い人に、オススメのメモ、です。

復習の習慣がまだついていない段階では、本命のメモに、Evernoteはチョイスしない方がいいです

Evernoteは、自分だけの「小さなグーグル」をつくるイメージです。ブラウザで検索すると、関連するノートに表示される機能などが、役に立つ場面が多いので、気になる人は試してみてください。気になる記事は、どんどんクリップして、Evernoteに突っ込んじゃいましょう。手書きのメモを写真で撮って、保存したものでも、検索して認識されるので、本当に便利です。

仕事のメモは「復習」と「書く」こと

復習しない人が、するようになるには

しばらく続いてたけど、いつの間にか、めんどくさくなって、やらなくなっちゃった

そんな人は、”復習したとき”と、”復習していないとき”の、「記憶の定着度」を比べて見てください

キーボードを打つより書く方がいい?

復習が自動化される「付箋のデスクトップ」は便利ですが、手書きの方が、記憶の定着がいいんです。

✓付箋に書いて、頭の中のノイズを減らそう

付箋に書きだす習慣がついた人に、オススメなのが、気になることを付箋に書き出しておく、ことです。

とにかく気になっていることがあると、頭の中で「ノイズ」となって、脳の作業領域(頭の中の作業机スペース)を占領してしまいます。

だから、ノイズを減らすために、付箋に気になることは書き出す。気になることは、どんな些細なことでもいいです。

仕事だけでなく、プライベートのことでも、書き出して、あとで考えようと決めておくことで、目の前の作業に集中しやすくなります。

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